1.       Algemeen

1. De Bewonersvereniging Tuin- en Oostdorp is statutair opgericht op 20 januari 2020 en ingeschreven in het verenigingenregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77075293.
2. In dit Huishoudelijk Reglement worden onderwerpen geregeld, waarin door de statuten niet, of niet volledig, wordt voorzien.
3. Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking op de datum van oprichting van de bewonersvereniging.
4. De grenzen van de wijk Tuin- en Oostdorp, ook wel aangeduid als het werkgebied van de bewonersvereniging, worden gevormd door de navolgende straten in de gemeente Bergen: Bergerweg (oostzijde) tussen de Oude Bergerweg en de van Blaaderenweg, van Blaaderenweg (zuidzijde), Kogendijk, J.M. Graadt van Roggeweg, Piet Boendermakerweg, Oude Bergerweg.
5. Hierbij gaat het om woningen gelegen aan beide zijden van de straat, tenzij anders aangegeven.
6. Voorstellen tot wijziging van dit reglement kunnen door de leden schriftelijk worden ingediend en bij de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering (ALV) worden besproken, in stemming gebracht en als wijziging aanvaard bij een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Indien de omstandigheden dit noodzakelijk maken, kan het bestuur, vooruitlopend op de algemene ledenvergadering, een wijziging tijdelijk aanbrengen die echter op de eerstvolgende algemene ledenvergadering alsnog dient te worden goedgekeurd. Het bestuur dient er zorg voor te dragen, dat wijzigingen in het huishoudelijk reglement gelijk met de uitnodiging voor de algemene vergadering aan de leden ter kennis worden gebracht. Elke wijziging in het Huishoudelijk Reglement treedt per direct in werking.
7. Exemplaren van statuten en huishoudelijk reglement zijn vrij toegankelijk en opvraagbaar op de website www.btobergen.nl of kunnen op verzoek worden uitgereikt. Van de leden wordt verwacht dat ze de statuten, reglementen en besluiten van de vereniging naleven en dat ze zich jegens elkaar en de vereniging gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en dat ze de belangen van de vereniging niet schaden.
8. De Bewonersvereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of vermissing van eigendommen, dan wel schade aan eigendommen of letsel aan personen of rechtspersonen.
9. Nietigheid van één van de in dit reglement opgenomen bepalingen leidt niet tot nietigheid van alle bepalingen.
10. In gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

2.       Doel van de vereniging

1. De vereniging hanteert de doelstelling zoals verwoord in de statuten. De bewonersvereniging is aanspreekpunt voor de gemeente én de bewoners en heeft naar de gemeente een vertegenwoordigende en adviserende rol.
2. Zij tracht dit te bereiken door:
   het stimuleren van betrokkenheid van de bewoners bij hun woonomgeving;
   het stimuleren van inspraak en vertegenwoordiging van buurtbewoners bij alle plannen en activiteiten die de buurt aangaan;
   het bewaken van de voortgang, resultaat en kwaliteit van de uitvoering van het wijkplan / uitvoeringsprogramma;
   het stimuleren en organiseren van sociaal-culturele activiteiten, die het contact tussen de buurtbewoners bevorderen.

3.       Lidmaatschap en aanmelding

1. Als leden kunnen tot de vereniging worden toegelaten bewoners van huizen en bewoners van bedrijfswoningen. De gebouwen dienen binnen het werkgebied van de vereniging te liggen zoals beschreven in 1.d.
2. Per woonadres kunnen meerdere personen lid zijn.
3. Nieuwe leden kunnen zich voor het lidmaatschap van de vereniging aanmelden bij de secretaris door middel van een ondertekend aanmeldingsformulier.
4. Indien het nieuwe lid de contributie voor het lopende jaar contant betaalt wordt op  het aanmeldingsformulier aangetekend dat het lidmaatschap voldaan is.
5. De secretaris bij wie het nieuwe lid zich aanmeldt, meldt de aanmelding zo spoedig mogelijk maar zeker binnen één week bij de penningmeester van de vereniging. De secretaris neemt adresgegevens op in het ledenbestand van de vereniging. De penningmeester ontvangt de lidmaatschapsgelden en verwerkt deze in de administratie van de vereniging.
6. Het lidmaatschap gaat in na ontvangst van het aanmeldingsformulier en het verschuldigde lidmaatschapsgeld door de vereniging.
7. Bij het aangaan van het lidmaatschap in de loop van het kalenderjaar is de totale jaarcontributie verschuldigd.
8. Het ledenbestand en daarmee de gegevens van de leden zijn alleen toegankelijk voor de bestuursleden en wordt alleen voor verenigingsdoeleinden gebruikt.

4.        Contributie

1. De contributie moet bij vooruitbetaling worden voldaan en wel in het eerste halfjaar van het nieuwe verenigingsjaar, in contanten of via bancaire overboeking.
2. Als een lid na het eerste halfjaar de contributie niet betaald heeft, volgt binnen een maand een herinnering en indien nodig binnen nog een maand een aanmaning.
3. Als een lid de contributie niet betaalt, ook niet na een herhaalde aanmaning, beslist het bestuur over beëindiging van het lidmaatschap.

5.       Bestuur

1.  Taakomschrijving van de bestuursleden:

1. Het bestuur is belast met de algemene leiding van de vereniging en de zorg voor de uitvoer der besluiten van de algemene vergaderingen.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, benevens alle verdere bepalingen en regelingen die tijdens de algemene vergaderingen zijn vastgesteld.
3. Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester zijn een vice-voorzitter en een tweede secretaris benoemd.
4. De voorzitter. De voorzitter houdt toezicht op de doelstelling, structuur en dagelijkse gang van zaken in de vereniging en is tevens de officiële woordvoerder. Ter bevordering van een goed functioneren van de vereniging brengt hij op de bestuursvergaderingen verslag uit over de hem ter kennis gekomen zaken. Voorts ziet hij toe op de uitvoering van besluiten, genomen op de bestuurs- en algemene vergaderingen. Hij/zij belegt met de secretaris de vergaderingen.
5. Vice-voorzitter. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en treedt  dan in diens rechten en plichten.
6. Secretaris. De secretaris is belast met alle correspondentie van de vereniging. Hij/zij draagt er zorg voor, dat de notulen van de vergaderingen worden bijgehouden en op een juiste wijze de discussie weergeven. Hij/zij zorgt ervoor dat er een goed overzichtelijk archief wordt bijgehouden, waarin de ingekomen stukken en de afschriften van de verzonden stukken worden bewaard. De secretaris draagt zorg voor het jaaroverzicht, het periodiek uitbrengen van een nieuwsbrief aan de leden en het onderhouden van de website. Het nieuws wordt (mede) aangedragen door bestuursleden en de verschillende werkgroepen.Tweede secretaris. De tweede secretaris vervangt de secretaris bij diens afwezigheid en treedt dan in diens rechten en plichten.
7. Penningmeester. De penningmeester is verantwoordelijk voor de inning van de contributie van de leden en draagt zorg voor een goed beheer en administratie van de aan de vereniging toebehorende gelden. Voor uitgaven tot 300 Euro is geen voorafgaande toestemming nodig. Voor bedragen boven 300 Euro is een machtiging nodig van het bestuur. Eenmaal per jaar geeft hij/zij een financieel verslag met de balans en baten en lastenrekening van de vereniging over het afgelopen jaar, alsmede de begroting voor het komende jaar. Bij tussentijdse aftreding wordt een nauwkeurig opgemaakte en getekende staat van het beheer overlegd. Na goedkeuring door het bestuur is hij/zij gedechargeerd.
8. Het dagelijks bestuur bestaat uit voorzitter en secretaris of voorzitter en penningmeester. Zij brengt bij elke bestuursvergadering verslag uit van haar handelingen.
9. Het bestuur benoemt een bestuurslid als coördinator voor iedere werkgroep.
10. Indien het bestuur actie verlangt of wil ondernemen op het terrein van een werkgroep, dan zal er vooraf overleg plaatsvinden met de coördinator van de werkgroep.
11. Het bestuur kan een voorlopige invulling van vacatures in het bestuur zelf tijdelijk vervullen.
12. Voordrachten voor een bestuursfunctie dienen schriftelijk te geschieden, ofwel door de kandidaat zelf, ofwel door één of meer leden van de vereniging. Het bestuur kan leden verzoeken zich voor een vacature kandidaat te stellen.
    
    

2.  Bestuursvergaderingen

1. Het bestuur vergadert in principe maandelijks, of zo dikwijls als de voorzitter of twee bestuursleden dit wenselijk achten, doch minstens vijfmaal per jaar.
2. Vergaderingen van het bestuur zijn in principe ook toegankelijk voor (buitengewone) leden, belangstellenden en genodigden. Deze dienen daartoe een verzoek in. Het bestuur behoudt zich het recht voor een maximum te stellen, of het verzoek af te wijzen. Belangstellenden kunnen door het bestuur geweigerd worden. Genodigden en belangstellenden kunnen voor afzonderlijke agendapunten geweigerd worden.
   
   

3.  Agendering

Onderwerpen, die niet op de agenda zijn vermeld, mogen alleen dan op de vergaderingen worden behandeld wanneer de meerderheid van de aanwezigen daarmee instemt.

4.  Quorum, stemming

1. Voor het nemen van besluiten is de aanwezigheid ter vergadering of afgegeven mandaten om te stemmen meer dan de helft van het aantal bestuursleden vereist. Hetzelfde geldt voor de inhoud van adviezen aan (maatschappelijke) organisaties.
2. Is dit aantal niet aanwezig, dan wordt het voorstel in de eerstvolgende bestuursvergadering opnieuw ter stemming gebracht, waar hierover, ongeacht het aantal aanwezigen, wordt beslist bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Deze vergadering vindt plaats na minimaal 24 uur, doch binnen 14 dagen.
3. Ieder bestuurslid heeft één stem.
4. Een blanco stem wordt geacht niet te zijn uitgebracht. Als de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
   

5.  Rooster van aftreden bestuur

1. De bestuursleden treden af volgens een door het bestuur opgesteld rooster.
2. Bij het opstellen van het rooster dient door het bestuur rekening te worden gehouden met het gegeven dat de voorzitter, secretaris en/of penningmeester niet gelijktijdig kunnen aftreden.
3. Bestuursleden treden niet allen in hetzelfde jaar af, uitgezonderd die gevallen, waartoe het bestuur besluit of waartoe op een algemene ledenvergadering is besloten.
4. Elk jaar treedt tenminste één bestuurslid af. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar
5. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, neemt het nieuwe bestuurslid in het rooster van aftreden de plaats in van het bestuurslid, dat hij of zij vervangt.
   
   

6.       Werkgroepen

1. Er kunnen verschillende soorten werkgroepen worden onderscheiden:
   permanent functionerende werkgroepen.
   ad hoc werkgroepen (dus voor een beperkte tijd en/of activiteit).
   Het initiatief tot het instellen van werkgroepen – voorzien van taken en bevoegdheden – behoeft de goedkeuring van het bestuur. Deze goedkeuring kan zowel vooraf als achteraf plaatsvinden.
2. De werkgroepen vallen rechtstreeks onder het bestuur.
3. Leden van een werkgroep moeten lid of buitengewoon lid zijn van de wijkvereniging.
4. De coördinator van de werkgroep zit de vergaderingen voor of draagt zorg voor het benoemen van een voorzitter uit één van de leden van de werkgroep.
5. De coördinator zorgt ervoor dat verslagen van de vergaderingen worden gemaakt, zowel voor intern werkgroepgebruik als voor informatie naar het bestuur.
6. De werkgroepen hebben een grote mate van zelfstandigheid in het opzetten en uitvoeren van activiteiten. De werkgroepen zijn autonoom, binnen de gemaakte afspraken, met betrekking tot de interne organisatie en inhoudelijke invulling. Zij verzorgen en onderhouden een actieplan.
7. Werkgroepen initiëren zelf (informatie)bijeenkomsten met (groepen van) leden-bewoners indien de situatie daarom vraagt. Alleen leden hebben toegang. Voor of tijdens de informatiebijeenkomst dient een presentielijst door alle aanwezige leden te worden getekend.
8. Werkgroepen onderhouden en/of initiëren zelf contact en overleg met de betrokken gemeentelijke functionaris en/of afdeling en dragen zorg voor verslaglegging naar het bestuur en gemeente(w.o. projectleider wijkgericht werken).
9. Formele communicatie en vertegenwoordiging naar buiten (b.v gemeente en andere instanties) verlopen, tenzij anders overeengekomen, altijd via het bestuur.
10. Het secretariaat van de vereniging zorgt voor de verspreiding van ingekomen stukken naar de werkgroepen.
11. Bestuursleden hebben toegang tot de vergaderingen van de werkgroepen.
12. De werkgroepen verzorgen hun deel van de periodieke nieuwsbrief en het jaarverslag.
13. Bij het ontstaan van problemen binnen een werkgroep zal, binnen een week, overleg komen tussen het voltallig bestuur en de werkgroep. In uiterste gevallen zal de ledenvergadering worden geraadpleegd.

7.       Bestuurs- en werkgroepvergadering

Deze vergaderingen hebben de volgende doelstellingen:

1. Het inventariseren van vragen die gesteld kunnen worden aan genodigden  van ledenvergaderingen.
2. Het brainstormen over beleidsvoorstellen van bestuur, voorstellen van werkgroepen, etc.
3. Het doorspreken en afstemmen van voorgenomen activiteiten van bestuur en werkgroepen.

8.       Ledenvergadering

1. De ledenvergadering is het hoogste orgaan van de vereniging en houdt toezicht op de werkzaamheden van het bestuur. Volgens de statuten vindt per jaar minimaal één Algemene Ledenvergadering plaats.
2. De vergaderingen worden voorbereid en bijeengeroepen door het bestuur. Een (relevant) gedeelte van de voorbereiding van de vergadering wordt gedaan tijdens de “bijeenkomst van vertegenwoordigers van de werkgroepen en bestuur”.
3. De werkgroepen, vertegenwoordigers van de gemeente en het bestuur hebben de mogelijkheid tijdens deze vergaderingen de leden te informeren over de stand van zaken. Zij kunnen bevraagd worden, etc.
4. De ledenvergaderingen vinden op afroep plaats. Het karakter van de vergadering zal niet steeds hetzelfde zijn.
5. De secretaris stelt de agenda op voor de algemene ledenvergadering
6. De secretaris verzorgt ook de uitnodigingen voor de vergaderingen onder vermelding van de agenda, en doet dit tenminste één week voor de beoogde vergaderdatum. Aanvullende punten voor de agenda van de ledenvergadering dienen uiterlijk 2 dagen tevoren bij de secretaris ingediend te worden.
7. De goedgekeurde notulen worden door de voorzitter en secretaris getekend.
8. Voor of tijdens de ledenvergadering dient een presentielijst door alle aanwezige leden te worden getekend.
9. Een schriftelijke machtiging van een niet aanwezig lid dient voor aanvang van de vergadering bij de secretaris te worden ingeleverd.
10. De algemene vergadering kan bij gewone meerderheid van stemmen besluiten nieuwe punten aan de agenda toe te voegen, mits deze niet een statutenwijziging betreffen.
11. Het is geen der leden op een vergadering toegestaan het woord te voeren zonder hiervoor toestemming verkregen te hebben van de voorzitter van de vergadering.
12. Indien een lid onverhoopt toch het woord opeist, kan de voorzitter deze discussie afhameren, zonder hierop verder in te gaan en kan een en ander, indien wenselijk, uit de notulen worden geschrapt.
13. De voorzitter der vergadering heeft het recht om op bekorting aan te dringen en het woord te ontnemen aan hen, die buiten de agenda der vergadering of buiten de orde gaan.
14. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen te staken of de vergadering te schorsen, tenzij de volstrekte meerderheid van de stemgerechtigde leden zich daartegen verzet.
15. Met een motie van afkeuring kan de ledenvergadering besluiten tot het ontslag van één of meer bestuursleden.
16. Vergaderstukken. De secretaris draagt er zorg voor dat de vergaderstukken van de algemene ledenvergadering, de vergaderingen van het bestuur, en alle overige door het bestuur uitgeroepen vergaderingen voor de betreffende vergadering ter inzage zijn. Indien dit niet mogelijk is, zal tijdens de vergadering een leespauze ingelast worden.
17. Reglement van orde. De voorzitter zit alle door het bestuur uitgeroepen vergaderingen voor. De voorzitter is verantwoordelijk voor de orde van vergaderen. De voorzitter is verantwoordelijk voor de ordehandhaving tijdens de hiervoor genoemde vergaderingen.
18. Het bestuur is gemachtigd personen tot de vergadering toe te laten, te weigeren of uit de vergadering te (laten) verwijderen.
19. Het stemmen op de Algemene Ledenvergadering geschiedt door handopsteking. Indien over personen gestemd wordt, geschiedt dit schriftelijk en anoniem. Indien over personen gestemd wordt kan met instemming van de Algemene Ledenvergadering alsnog tot hoofdelijk stemmen besloten worden.
20. Belangstellenden en genodigden. De voorzitter vraagt de Algemene Ledenvergadering om toestemming voor de aanwezigheid van de belangstellenden en genodigden. Genodigden en belangstellenden kunnen voor afzonderlijke agendapunten geweigerd worden.
    

9.         Kascommissie

1. De kascommissie bestaat twee leden. Zij mogen geen lid zijn van het bestuur, noch familie of directe zakelijke relatie van de penningmeester of diens vervanger.
2. Elk jaar treedt in de algemene vergadering één van de leden van de kascommissie af en wordt in diens plaats een nieuw lid benoemd.”
3. Leden van de vereniging kunnen zich als kandidaat melden of kunnen door het bestuur hiervoor worden gevraagd.
4. De commissie controleert na afsluiten va het boekjaar de boeken, bescheiden en kasmiddelen van de penningmeester, alsmede het naar aanleiding daarvan gemaakte jaaroverzicht. Bij akkoordbevinding worden de boeken en het jaaroverzicht door de commissieleden ondertekend, welke ondertekening de penningmeester ontlast. De commissie brengt op de algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uit van haar bevindingen.